Rozporządzenie wchodzące w życie 25 maja 2018 to największa zmiana w podejściu do ochrony danych osobowych od dwudziestu lat. RODO wprowadza dużo nowości, o których należy pamiętać w zbudowaniu zintegrowanego procesu przetwarzania danych w placówce.
1. Bezpośrednia odpowiedzialność przetwarzającego dane
Organizacje przetwarzające dane osobowe pochodzące z innych firm/instytucji, w trakcie świadczenia usług na ich rzecz (jak na przykład firmy/instytucje dostarczające rozwiązania w chmurze czy firmy hostingowe), będą ponosić bezpośrednią odpowiedzialność za złamanie zapisów RODO, włączając w to ryzyko otrzymania kary finansowej.
Co więcej będą wymagane bardziej restrykcyjne niż dotychczas obowiązki w zakresie tworzenia umów o przetwarzaniu, natomiast odszkodowania i ograniczenia odpowiedzialności najprawdopodobniej będą podlegać renegocjacji.
2. Zgłaszanie naruszeń
Obowiązkiem administratorów danych będzie zgłaszanie w ciągu 72 godzin od wykrycia do właściwego organu nadzoru przypadków naruszeń, które mogą skutkować zagrożeniem praw i swobód osób, których dane zostały naruszone.
Może także wystąpić konieczność zawiadomienia konkretnej osoby, bez zbędnej zwłoki, o przypadku wystąpienia dużego ryzyka naruszenia jej praw lub swobód.
3. Nowe i rozszerzone prawa obywateli
Przepisami RODO wprowadzone zostaje: „prawo do bycia zapomnianym” (skierowane do obywateli, którzy życzą sobie, by ich dane osobowe zostały usunięte), uprawnienie do żądania przeniesienia danych oraz wzmocnione prawo dostępu i wglądu obywatela w jego dane.
Osoby, których dane dotyczą, będą także miały rozszerzone prawo sprzeciwu wobec przetwarzania ich danych, w tym prawo do zakazania marketingu bezpośredniego z wykorzystaniem danych osobowych, co ma niebagatelne znaczenie dla firm/instytucji bazujących na analityce danych.
4. Ograniczenia profilowania
Wprowadzone zostały ograniczenia w zakresie profilowania włączając w to obowiązek otrzymania zgody na profilowanie przed rozpoczęciem zbierania danych, surowy obowiązek informowania o profilowaniu oraz konieczność akceptacji braku zgody na profilowanie.
5. Wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych Osobowych
Obowiązkiem niektórych instytucji zarówno kontrolujących, jak i przetwarzających dane, będzie wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Osoba ta musi dysponować wiedzą ekspercką w zakresie ochrony danych osobowych.
6. Obowiązkowa inwentaryzacja danych i wymagania związane z dokumentacją
Kontrolujący i przetwarzający dane będą zobowiązani od przygotowania i utrzymania wszechstronnych rejestrów dotyczących przetwarzanych danych, uwzględniających m.in.: powody przetwarzania danych, kategorie podmiotów danych i danych osobowych, adresatów danych, rejestry międzynarodowych transferów danych, rejestry naruszeń i incydentów, rozwój i utrzymanie zasad ochrony prywatności dla każdej linii produktowej, przechowywanie potwierdzonych zgód na przetwarzanie danych itd.
7. Zgody
Przepisami RODO zostają wprowadzone nowe lub uzupełnione zasady uzyskiwania ważnych i weryfikowalnych zgód na przetwarzanie danych osobowych od osób, których dane dotyczą.
8. Rozbudowanie obowiązku informacyjnego
Przepisy RODO wskazują liczne informacje, które muszą być uwzględnione w komunikacji sposobu przetwarzania danych osobowych kierowanej do osób, których dane dotyczą.
9. Ocena wpływu ochrony danych
Wykonanie takiej analizy będzie obowiązkowe przed podjęciem działań „wysokiego ryzyka”, takich jak na przykład profilowanie na dużą skalę czy wykorzystanie danych szczególnych kategorii (takich jak dane dotyczące zdrowia).
10. Transfer danych poza Unię Europejską
Niedostosowanie się do zakazu przesyłania danych, bez zachowania odpowiedniego poziomu zabezpieczeń, będzie zagrożone możliwością nałożenia bardzo wysokich kar finansowych.