Urząd i kasa zapomogowo-pożyczkowa (KZP) to odrębni administratorzy danych osobowych.
📌 Dlaczego?
1. KZP nie jest jednostką organizacyjną pracodawcy ani urzędu:
- KZP funkcjonuje na podstawie ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych.
- Jest samodzielną strukturą pracowniczą, działającą w zakładzie pracy, ale niepodporządkowaną organizacyjnie pracodawcy (czyli urzędowi).
- Nie posiada osobowości prawnej, ale działa w oparciu o własny statut, wybieralne organy (zarząd, komisja rewizyjna), własne finanse i podejmuje niezależne decyzje o przetwarzaniu danych osobowych członków.
2. KZP samodzielnie decyduje o celach i środkach przetwarzania danych:
- Przetwarza dane w celu prowadzenia ewidencji pożyczek i zapomóg, obsługi kont członków, rozliczeń itp.
- Oznacza to, że zgodnie z definicją z art. 4 pkt 7 RODO, pełni funkcję administratora danych.
🧩 A co z urzędem?
- Urząd (np. gmina, starostwo) jest odrębnym administratorem danych osobowych swoich pracowników i petentów.
- Jeśli urząd udostępnia dane osobowe pracowników KZP (np. listy płac, informacje o zatrudnieniu, potrącenia z wynagrodzenia), musi mieć do tego podstawę prawną oraz zadbać o zgodność z RODO.
🔐 Co to oznacza w praktyce?
✅ Obowiązki KZP jako administratora:
- własna klauzula informacyjna RODO,
- rejestr czynności przetwarzania (lub uproszczony, jeśli nie przetwarza danych na dużą skalę),
- zapewnienie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.
✅ Obowiązki urzędu:
- Nie może samodzielnie udostępniać danych pracowników KZP bez podstawy prawnej.
- Najczęstsze rozwiązanie: zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych (jeśli np. urząd technicznie prowadzi księgowość KZP, ale działa na ich zlecenie).
🔄 Czy można zawrzeć umowę powierzenia?
Tak, jeżeli urząd wykonuje pewne operacje w imieniu KZP (np. potrącenia z wynagrodzenia, obsługa księgowa), to:
- KZP = administrator danych,
- urząd = podmiot przetwarzający, który wykonuje zadania techniczne na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).
📌 Podsumowanie:
| Podmiot | Status wg RODO |
|---|---|
| Urząd (np. gmina, starostwo) | Administrator danych pracowników i petentów |
| KZP przy urzędzie | Odrębny administrator danych |
| Urząd wykonuje obsługę techniczną KZP | Może być podmiotem przetwarzającym (po zawarciu umowy powierzenia) |