Czy urząd miasta i jednostki mu podległe mogą sporządzać dokumentację fotograficzną wykonywanych prac zleconych, nawet w przypadkach, gdy znajdują się na nich pracownicy firm zewnętrznych (wykonawców)?

Dokumentacja fotograficzna jest sporządzana przez urzędy na potrzeby wewnętrzne w celu rejestrowania postępu prac zleconych wykonawcy oraz utrwalenia efektów robót w celach dokumentacyjnych i kontrolnych:

  • W ramach obowiązku kontroli wydatkowania środków publicznych (ustawa o finansach publicznych).
  • Dla realizacji obowiązków wynikających z Prawa zamówień publicznych (monitoring i odbiory).
  • Jako dokumentacja działań publicznych (ustawa o dostępie do informacji publicznej).
  • Zgodnie z RODO, dokumentacja obejmuje dane osobowe (np. wizerunek pracowników).

Podstawy prawne:

1. Ustawa o finansach publicznych (Dz.U. 2009 nr 157 poz. 1240, z późn. zm.), Art. 44 ust. 1 i 2 – nakłada na jednostki sektora finansów publicznych (w tym urzędy miast) obowiązek: „wydatkowania środków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.”

Dokumentowanie (w tym fotograficzne) postępu prac jest środkiem kontroli efektywności wykonania zamówienia publicznego oraz sposobem udokumentowania, że środki zostały wykorzystane prawidłowo.

2. – Ustawa Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019, z późn. zm.) Art. 439 i 446–448 – regulują obowiązki zamawiającego (czyli urzędu) w zakresie monitorowania realizacji umowy, np.:

– nadzór nad terminowością,

– zgodnością z umową,

– oceną wykonanych prac.

Zdjęcia mogą służą jako dowód należytego wykonania umowy, narzędzie do rozstrzygania ewentualnych sporów.

3. Ustawa o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. 2001 nr 112 poz. 1198, z późn. zm.) Art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. f – nakłada obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej z realizacją zadań publicznych. Rejestrowanie fotograficzne inwestycji publicznych to część dokumentacji działań finansowanych ze środków publicznych – więc ma charakter informacyjny i kontrolny.

4. RODO (Rozporządzenie UE 2016/679) w dokumentacji widnieją osoby fizyczne (np. pracownicy firm), ich dane osobowe (w tym wizerunek) podlegają ochronie na podstawie RODO.

Urząd przetwarza wizerunek osób na podstawie:

– art. 6 ust. 1 lit. e RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym,

– lub lit. c – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Czy takie dane noszą cechy danych biometrycznych w rozumieniu art. 4 ust. 14 RODO?

Dane nie noszą cech danych biometrycznych w rozumieniu art. 4 ust. 14 RODO, nie wynikają ze specjalnego przetwarzania technicznego, nie dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych Skarżącego oraz nie umożliwiają lub potwierdzają jednoznacznej identyfikacji tej osoby.

Należy pamiętać, żeby przed upowszechnieniem takich zdjęci lub ich udostępnieniem zdjęcia przed zostały zanonimizowane. Najlepiej robić to od razu po wykonaniu dokumentacji fotograficznej

Czy powinno się wykonywać wobec osób fotografujących obowiązek informacyjny?

Moim zdaniem obowiązek informacyjny musi nie być spełniony, ponieważ:

  • na zdjęciach utrwalony jest wizerunek osoby niemożliwej do zidentyfikowania (dane są anonimizowane),
  • fotografowana osoba stanowi jedynie szczegół całości,
  • dokumentacja sporządzana jest na potrzeby wewnętrzne.