Osoba wchodząca do urzędu nie ma automatycznie prawa do swobodnego nagrywania kamerą – kwestia ta zależy od kilku przepisów i zasad. RODO, ustawa o ochronie danych osobowych i kodeks cywilny chronią wizerunek i dane osobowe urzędników. Nagrywanie urzędnika bez jego zgody może być uznane za naruszenie prawa do prywatności.

Nagrywanie może być dozwolone, jeśli odbywa się za zgodą urzędnika lub w ramach jawnych posiedzeń (np. sesji rady miasta).
Nagrywanie w celach dowodowych w sprawach administracyjnych bywa dopuszczalne, ale zwykle wymaga wcześniejszego powiadomienia urzędu lub otrzymania zgody.

Prawo do dokumentowania wizyty
Obywatel może robić notatki lub nagrywać spotkanie tylko w zakresie własnego udziału i własnych słów, np. podczas rozmowy z urzędnikiem.
Nagrywanie innych osób (urzędników, petentów) wymaga zgody nagrywanych osób – wynika to z przepisów o ochronie danych osobowych i ochronie wizerunku.

Regulamin urzędu
Wiele urzędów ma wewnętrzne regulaminy, które ograniczają używanie urządzeń rejestrujących w budynku. Przed nagrywaniem warto sprawdzić tablice informacyjne lub regulamin – często urzędy wymagają zgody lub wprowadzenia urządzenia w tryb nieingerujący w pracę urzędu.
Osoba wchodząca do urzędu z kamerą powinna przed rozpoczęciem nagrywania sprawdzić regulamin urzędu i poprosić o zgodę na nagrywanie. Nie może nagrywać innych petentów ani dokumentów zawierających dane osobowe bez upoważnienia.

Podstawy prawne

Podstawy prawne dotyczące nagrywania w urzędach łączą kilka obszarów prawa: prawo do prywatności, ochrona danych osobowych i regulacje administracyjne.

I. Ochrona danych osobowych (RODO)
Rozporządzenie (UE) 2016/679 – RODO, art. 5 i 6:

Dane osobowe (w tym wizerunek urzędnika lub petenta) mogą być przetwarzane tylko zgodnie z prawem, rzetelnie i w określonym celu.
Nagrywanie urzędnika bez jego zgody może być uznane za nielegalne przetwarzanie danych osobowych.
Ustawa o ochronie danych osobowych (ustawa krajowa) – uzupełnia RODO i chroni m.in. wizerunek pracowników urzędu.

II. Prawo do prywatności i wizerunku
Wynika z art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego: „Dobra osobiste człowieka, w tym wizerunek, podlegają ochronie prawnej.” Nagrywanie osób bez ich zgody może być naruszeniem dóbr osobistych i skutkować roszczeniem o zaprzestanie naruszeń lub odszkodowaniem.

III. Regulaminy urzędów
Wiele urzędów w Polsce ma wewnętrzne regulaminy organizacyjne zakazujące używania urządzeń rejestrujących bez zgody dyrekcji.
Podstawa prawna: ustawa o pracownikach samorządowych, ustawa o organizacji i funkcjonowaniu urzędów administracji publicznej (art. dotyczące porządku w urzędzie).

IV. Wyjątki
Nagrywanie jest dozwolone w przypadku jawnych posiedzeń rady gminy/miasta lub gdy prawo szczególne pozwala na dokumentowanie działalności organu (np. sesje rady miejskiej transmitowane online).